Altbewährte, aber nicht mehr zeitgemässe und fehleranfällige Prozesse brachten die Administration der Sondertransport-Bewilligungen an ihre Grenzen: Als digitale Hilfsmittel standen einzig ein langes, nicht nutzerfreundliches Webformular, E-Mail, Textbausteine in Word und PDF-Generatoren zur Verfügung. Der manuelle und stark papierdominierte Prozess war auch für Kunden umständlich. Fahrzeug- und Fahrzeuganhängerdaten wie Achsen, Gewicht usw. mussten für jede einzelne Bewilligung manuell kopiert oder komplett neu erfasst werden.
Das Bundesamt für Strassen entschied sich daher, mit mimacom die digitale Transformation zu wagen. Es sollte eine umfassende Digitallösung entstehen, welche die Kunden nahtlos durch die Erfassung der teilweise sehr komplexen Gesuche für Strassenverkehrsonderbewilligungen führt.
Mit der digitalen Kollaborationsplattform verfügen das ASTRA und die involvierten Akteure heute über eine hochgradig digitalisierte Prozessunterstützung und -automatisierung. Auf der Basis von Flowable Work ist dem ASTRA in Zusammenarbeit mit mimacom eine realitätsnahe Abbildung der Workflows gelungen, die entlang der gesamten Prozesskette beim Erteilen der Bewilligungen digital unterstützt und automatisiert.