Diputación de Valencia - Portafirmas
Un portafirmas es un facilitador de la firma electrónica de usuario que permite a las organizaciones substituir en sus procedimientos documentales el papel por documentos electrónicos.
Antecedentes
Para la tramitación de los diferentes expedientes, la Diputación de Valencia requiere la aprobación de sus actos administrativos mediante la firma o validación. En estos procesos intervienen diferentes usuarios que intercambian en algunas ocasiones documentos electrónicos, y en otras ocasiones copias en papel. Las validaciones se realizan por medio de firmas manuscritas, por lo que el proceso, hasta que es finalizado, se hace costoso.
Solución
La herramienta portafirmas permite definir, de una manera rápida y sencilla, procesos de tramitación electrónica basados en la firma digital de documentos. Se trata de una aplicación web que permite gestionar circuitos donde intervienen una secuencia de personas de la organización que realizan las operaciones de firma electrónica y/o supervisión. Funciona a modo de buzón de correo, teniendo centralizados los documentos pendientes de firmar, pudiéndose visualizar toda la información complementaria del documento, como origen, materia, etc. Además, ofrece un espacio personal donde un usuario puede interaccionar con las bandejas que contienen documentos pendientes de firmar y/o pendientes de supervisar que se encuentran agrupados en “circuitos” (flujos de actos individuales) según las necesidades de la organización. Tiene la capacidad de integrar sistemas de información que pueden lanzar circuitos y realizar la carga de documentos, además de analizar el circuito correspondiente, obteniendo el resultado posteriormente. Los usuarios de la aplicación pueden también realizar el proceso de lanzamiento manual de circuitos. La operación de firma y supervisión se puede efectuar por lotes, realizando una selección múltiple de documentos, tratando la información de manera masiva.
Las funcionalidades más importantes de la aplicación son:
- Gestión de entidades y usuarios.
- Definición de flujos de tramitación.
- Gestión de documentos en los diferentes actos.
- Ejecución de operaciones de firma digital permitiendo la delegación.
- Actos de supervisión dentro del flujo.
- Servicios de integración para aplicaciones.
- Gestión de notificaciones.
- Impresión en papel de la copia legal.