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Referencia

Agencia de Residuos de Cataluña

Migración Alfresco Community

La migración de una plataforma de gestión documental basada en Alfresco Community presenta una complejidad muy elevada, debido a las incompatibilidades en el proceso de migración que se han ido creando por el paso del tiempo entre versiones. La experiencia en proyectos similares asegura el éxito en la ejecución del mismo.

Antecedentes

La Agencia de Residuos de Cataluña (ARC) disponía de una instancia de Alfresco Community utilizada como repositorio de documentos más que como herramienta de gestión documental. Las diferentes aplicaciones se comunicaban con los servicios de Alfresco, almacenando documentación sin establecer ningún modelo de datos especifico. Tras varios años en uso productivo era preciso la actualización de la plataforma a una versión Alfresco One 4.

Previamente a la migración se determinaron varios puntos de mejora para la actualización de los procesos de gestión documental existentes como aspectos de rendimiento y la necesidad de establecer una buena plataforma base junto con buenas prácticas.

Solución

Después de un exhaustivo estudio de la plataforma, de las configuraciones, y de los contenidos y procedimientos en uso, se plantea la propuesta de migración. Mediante un plan definido se asegura que el 100% de los contenidos se encuentren disponibles tras la actualización con un tiempo de parada mínimo. Para ello, se planificaron procesos de simulación de la migración del entorno productivo junto con otros de verificación y validación. Se siguió́ un procedimiento estándar de actualización de versiones de Alfresco donde se definen las acciones intermedias a ejecutar en dicho proceso de actualización.

Actualización Alfresco

El trabajo por parte de mimacom consistió́ en actualizar la versión 2.2 Community a la 4 de Alfresco, asegurando que toda la configuración del entorno junto con la información y los documentos ya generados, estuvieran disponibles.

En el proceso de traspaso de contenidos se realizaron las tareas necesarias, y en el orden concreto, para asegurar la disponibilidad de los documentos en el nuevo entorno junto con las configuraciones necesarias para la ejecución de los procesos actuales.

Para la arquitectura final del sistema se definió una nueva plataforma Alfresco en base al stack soportado por el fabricante. La finalidad fue asegurar el buen rendimiento de la plataforma tanto a corto como a medio y largo plazo. El resultado final fue el de un entorno de colaboración corporativo que resuelve y agiliza los procesos internos, permitiendo, por consiguiente, la automatización y reducción de los costes. Una vez analizado el proceso de actualización, se realizaron unas sesiones de formación para usuarios finales y otros usuarios del departamento de sistemas. Estas sesiones permitieron realizar las tareas de explotación del mismo, además de establecer un plan de evolución de la plataforma de gestión documental basado en buenas prácticas. Está función se está́ llevando a cabo actualmente por medio de un contrato de mantenimiento y soporte especializado, gestionado por el equipo de mimacom.

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