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Success Story

SUCCESS STORY

Automatisation numérique des processus : Plateforme de collaboration en ligne pour l’approbation des transports spéciaux

L’Office fédéral des routes (OFROU) délivre chaque année plus de 27 000 permis spéciaux pour le transport routier en dehors des normes légales. Pour la soumission, le traitement et la délivrance des permis spéciaux, mimacom a développé une plateforme de coopération numérique avec une numérisation et une automatisation des processus d’affaires.

"La plateforme de collaboration pour les transports spéciaux sur les routes suisses offre à nos clients un confort d’utilisation et simplifie sensiblement le processus de demande. L’équipe de projet de mimacom a cartographié avec précision nos besoins et nos processus avec Flowable Work."

Marco Piscopo, chef de projet, Office fédéral des routes OFROUd

Le défi: La transformation numérique dans l’administration publique

La situation initiale : Des processus obsolètes et sources d’erreurs poussaient l’administration des permis de transport spéciaux à bout : Les seuls outils numériques disponibles étaient un formulaire web trop long et non convivial, le courrier électronique, des modules de texte dans Word et des générateurs de PDF. Le processus manuel et fortement dominé par le papier était également fastidieux pour les clients. Les données relatives aux véhicules et aux remorques, telles que les essieux, le poids, etc., devaient être copiées manuellement ou entièrement réintroduites pour chaque permis individuel.

L'Office fédéral des routes a donc décidé d'opérer sa transformation numérique avec mimacom. Avec Flowable Work, mimacom a mis en œuvre une solution numérique complète pour l’OFROU qui guide de manière transparente les clients dans le processus d’enregistrement des demandes parfois très complexes de permis spéciaux de transport routier.

La solution : Efficient digital processes thanks to Flowable Work

Grâce à la plateforme de collaboration numérique, l’OFROU et les parties prenantes concernées disposent d’un système de soutien et d’automatisation des processus hautement numérisé. Sur la base de Flowable Work, l’OFROU, en collaboration avec mimacom, a réussi à créer une représentation réaliste des flux de travail qui fournit un soutien numérique et une automatisation tout au long de la chaîne de processus de délivrance des permis.

ASTRA sst screenshot Le soutien aux processus numériques accroît l’efficacité et la commodité des autorités et des utilisateurs finaux.

Éléments clés pour le succès de la plateforme de collaboration

L’intégration complète de la plateforme en fait la plaque tournante de tous les permis spéciaux dans le transport routier. Outre l’interface graphique destinée au personnel de l’OFROU, la plateforme de collaboration offre un service web permettant de connecter les offices cantonaux de la circulation routière : Une interface clé en main (API) est à la disposition des cantons pour connecter leurs propres systèmes. En option, la plateforme de collaboration offre une interface utilisateur graphique pour les cantons jusqu’à ce que leurs systèmes cantonaux soient techniquement intégrés.

Avantages à long terme de la solution numérique

La plateforme des permis spéciaux a été mise en service avec succès en juin 2021. Les collaborateurs des cantons, en particulier, étaient très satisfaits. Au cours des dix premiers jours, plus de 6 000 demandes ont été traitées sans problème notable. Outre l’expérience positive nouvellement créée pour les utilisateurs et l’efficacité accrue du côté des clients, la plateforme offre également de nombreux avantages internes à l’OFROU. Elle simplifie le triage des demandes et automatise autant que possible l’examen des demandes. La solution permet à tous les acteurs concernés de gérer les processus d’approbation de manière efficace et sans papier. Toutes les personnes concernées savent toujours clairement quelles sont les prochaines étapes nécessaires et qui doit encore clarifier quoi avant que le permis ne soit accordé. La transparence accrue tout au long du processus simplifie la communication, élimine les sources d’erreur et augmente l’efficacité du traitement des demandes de permis de transport spécial.

Lisez l'histoire de cette réussite et apprenez-en davantage sur la solution en ligne innovante.



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