Die Kollaborationsplattform für Sondertransporte auf Schweizer Strassen bietet unseren Kunden Benutzerkomfort und vereinfacht die Gesuchstellung massiv. Das Projektteam von Mimacom bildete unsere Bedürfnisse und Prozesse mit Flowable Work exakt ab.
Die Herausforderung: Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung
Altbewährte, aber nicht mehr zeitgemässe und fehleranfällige Prozesse brachten die Administration der Sondertransport-Bewilligungen an ihre Grenzen: Als digitale Hilfsmittel standen einzig ein langes, nicht nutzerfreundliches Webformular, E-Mail, Textbausteine in Word und PDF-Generatoren zur Verfügung. Der manuelle und stark papierdominierte Prozess war auch für Kunden umständlich. Fahrzeug- und Fahrzeuganhängerdaten wie Achsen, Gewicht usw. mussten für jede einzelne Bewilligung manuell kopiert oder komplett neu erfasst werden.
Das Bundesamt für Strassen entschied sich daher, mit mimacom die digitale Transformation zu wagen. Es sollte eine umfassende Digitallösung entstehen, welche die Kunden nahtlos durch die Erfassung der teilweise sehr komplexen Gesuche für Strassenverkehrsonderbewilligungen führt.
Die Lösung: Effiziente Digitalprozesse dank Flowable Work
Mit der digitalen Kollaborationsplattform verfügen das ASTRA und die involvierten Akteure heute über eine hochgradig digitalisierte Prozessunterstützung und -automatisierung. Auf der Basis von Flowable Work ist dem ASTRA in Zusammenarbeit mit mimacom eine realitätsnahe Abbildung der Workflows gelungen, die entlang der gesamten Prozesskette beim Erteilen der Bewilligungen digital unterstützt und automatisiert.
Die Online-Kollaborationsplattform erhöht die Effizienz und den Komfort der Behörden und der Endbenutzer gleichermassen.
Schlüsselelemente für den Erfolg der Kollaborationsplattform
Die umfassende Integration der Plattform macht diese zum Dreh- und Angelpunkt aller Sonderbewilligungen im Schweizer Strassenverkehr. Nebst der grafischen Bedienungsoberflächen für die Mitarbeiter des ASTRA bietet die Kollaborationsplattform einen Webservice zur Anbindung der kantonalen Strassenverkehrsämter: Den Kantonen steht eine schlüsselfertige Schnittstelle (API) zur Anbindung ihrer eigenen Systeme zur Verfügung. Wahlweise bietet die Kollaborationsplattform für die Kantone eine graphische Bedienungsoberfläche, bis ihre Kantonssysteme technisch integriert sind.
Langfristige Vorteile der digitale Lösung
Die Sonderbewilligungsplattform nahm im Juni 2021 erfolgreich ihren Betrieb auf. Speziell die Mitarbeiter in den Kantonen zeigten sich sehr zufrieden. Innerhalb der ersten 10 Tage wurden bereits über 6'000 Gesuche ohne nennenswerte Probleme bearbeitet. Nebst dem neu geschaffenen positiven Nutzererlebnis und der erhöhten Effizienz auf Kundenseite bietet die Plattform auch ASTRA-intern zahlreiche Vorteile. Sie vereinfacht die Triage der Gesuche und automatisiert die Antragsprüfung so stark wie möglich. Die Lösung erlaubt allen involvierten Akteuren eine effiziente und papierfreie Abwicklung der Bewilligungsprozesse. Jederzeit ist allen Beteiligten klar, welches die nächsten erforderlichen Schritte sind, und wer vor der Bewilligungserteilung noch welche Abklärungen treffen muss. Die erhöhte Transparenz entlang des gesamten Prozesses vereinfacht die Kommunikation, eliminiert Fehlerquellen und erhöht die Effizienz in der Bearbeitung der Sondertransportgesuche.