Referenz

Helvetia I Helena 1.0

Organisatorische und technische Beratung beim Aufbau des Auftragsmanagements und des Software-Entwicklungsprozesses inkl. Toolchain

mimacom begleitet Helvetia beim Neubau ihres Auftragsmanagements sowie der Neuausrichtung in der Software Entwicklung. Das interdisziplinäre Team der mimacom unterstützt Helvetia in den Bereichen des Process Reengineerings, des Requirements Engineerings, im Projektmanagement sowie in der Softwareentwicklung.

Kunde

Die Helvetia ist eine qualitätsorientierte Allbranchenversicherung mit über 150 Jahren Erfahrung. Sie zählt zu den führenden Versicherungsunternehmen in der Schweiz. Mehr als 1 Mio. Kundinnen und Kunden werden von 43 Generalagenturen und rund 3'700 Mitarbeitenden betreut. Ob private oder berufliche Vorsorge, ob Schadenversicherung oder Hypothek: Mit einer umfassenden Produktpalette bietet die Helvetia alles aus einer Hand – für Privatpersonen und KMU. Die Helvetia Schweiz ist Teil einer starken Gruppe, die auch in Deutschland, Italien, Spanien, Österreich und Frankreich tätig ist.

Herausforderung

Im Fokus des Projekts stand die Optimierung des Auftragsmanagements. Einerseits um die Wartung und Weiterentwicklung zu professionalisieren und andererseits die Hilfsmittel zu erweitern, mit welchen Initiativen und Projekte, die Änderung an einer Software Applikation zur Folge haben, besser gesteuert werden können. Dutzende Software Applikationen werden in der Helvetia weiterentwickelt und gewartet. Eine Herausforderung im Projekt bestand darin, eine vollständige Übersicht zu allen geplanten und laufenden Aufträgen zu gewinnen. Erschwerend kam hinzu, dass die Aufträge historisch bedingt in verschiedenen Systemen verwaltet wurden und daher bis anhin eine konsolidierte Sicht nur mit viel Aufwand erstellt werden konnte. Die grösste Herausforderung bestand aber darin, die unterschiedlichen Interessen verschiedener Abteilungen und Beteiligten zusammen zu bringen und die Prozesse, Rollen sowie deren Aufgaben zu konsolidierten Anforderungen abzuleiten.

Lösung

Im Rahmen einer Situationsanalyse wurden verschiedene Lösungsansätze evaluiert und bewertet. Dabei entschied sich Helvetia für den Einsatz der Atlassian Toolchain (insb. JIRA und Confluence). In einem gemeinsamen Projektteam wurde die Lösung fachlich sowie technisch entworfen und durch mimacom implementiert. Die Realisierung eines Prototypen ermöglichte den Benutzergruppen frühzeitig und regelmässig Feedback zu geben, was die Akzeptanz und Qualität der Lösung positiv beeinflusste. Seit August 2014 wird in der Helvetia für die Abwicklung von Wartungs und Weiterentwicklungsaufträge ein standardisierter Prozess und einheitliche Werkzeuge eingesetzt. Jede Anwendung wird in JIRA als eigenes Projekt geführt und Änderungen per Auftrag ausgelöst. Dadurch werden die anzupassenden Systeme früh sichtbar und können so besser koordiniert werden. Der dabei zum Einsatz kommende Prozess unterstützt die Interaktionen zwischen den Geschäftsbereichen und der IT, zeigt Zuständigkeit klar auf und schafft Transparenz zum jeweiligen Arbeitsstand. Um einen raschen Überblick zu erhalten, in welchem Status sich Aufträge befinden sowie welche Aufträge pro Softwarelease geplant sind, wurden auf Benutzerrollen zugeschnittene Dashboards bereit gesellt. Die erfolgreiche Einführung wurde mittels modularer Schulung, unterstützt von einer eLearning Plattform, sicher gestellt.

mimacom als Enabler

mimacom unterstütze die Helvetia bei der Konzeption, Umsetzung sowie dem Rollout des Auftragsmanagements mit der Atlassian Toolchain und erstellte die Online-Hilfe für Prozesse, Aufgaben, Rollen und Tooleinsatz. Mit vertrauensbildenden Massnahmen in Form von verschiedenen Kommunikationen sowie Schulungen begegneten wir den Herausforderungen, die ein solches Change-Projekt mit sich bringt. Bereits ein halbes Jahr nach Einführungsbeginn stieß das Auftragsmanagement auf breite Akzeptanz, wird umfassend genutzt und laufend neuen Gegebenheiten angepasst. Die professionelle Unterstützung und die langjährige Erfahrung der mimacom war ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung und Einführung dieses Projektes.

"Transparenz und Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit, gepaart mit "informierten Entscheiden", führt zum optimalen Einsatz der Kräfte und somit zum bestmöglichen Ergebnis!"

Markus Saladin, Head ECM / Digital Insurance

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