ZID Basel Consulting JIRA/Confluence

Kunde

Im Auftrag der Basler Regierung sind die ZID für die Erbringung von wirtschaftlichen und anforderungsgerechten IT-Dienstleistungen für die Verwaltung verantwortlich. Die ZID stellen Departements übergreifend die IT-Grundversorgung sicher. Zu ihren Kundinnen und Kunden zählen Departemente und Dienststellen der kantonalen Verwaltung wie auch deren Betriebe sowie verwaltungsnahe Institutionen. Die ZID garantieren der Verwaltung professionelle IT-Unterstützung aus einer Hand, die den Ansprüchen an Wirtschaftlichkeit, Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Flexibilität gerecht werden. Das Leistungsspektrum umfasst dabei die drei Geschäftsfelder: IT-Arbeitsplatz, IT-Plattformen, E-Government.

Herausforderung

In der Abteilung E-Government (GOV) nehmen vier Teams unterschiedliche Aufgaben im Bereich der Softwareentwicklung war. So entwickelt zum Beispiel ein Team Applikationen mit der Technologie JAVA, ein anderes mit der #.net Technologie von Microsoft, wiederum ein anderes betreut den Webauftritt www.bs.ch und ein weiteres ist im Bereich des Datenmanagement tätig. Die verschiedenen Arbeitsgebiete haben dazu geführt, dass zum einen unterschiedliche Prozesse gelebt wurden und zum anderen auch unterschiedliche Tools/Produkte zum Einsatz gelangt sind (nicht Technologie-bedingt, sondern für das Arbeitsmanagement). Die Koordination von übergreifenden Aufgaben/Vorhaben hat die Teamleads wie die Mitarbeiter meist vor erhebliche organisatorische Herausforderungen gestellt. Bereits jetzt, vor allem aber auch in naher Zukunft wird die Zusammenarbeit innerhalb der Teams ein wichtiger Erfolgsfaktor sein. Die Konsolidierung wichtiger Prozesse wie auch der Einsatz von gemeinsamen Tools soll ein erster wichtiger Schritt in eine erfolgreiche Zukunft sicherstellen.

Lösung

In Zusammenarbeit mit den Teamleads und der mimacom wurden die zu erreichenden Ziele definiert, die Lösung gemeinsam erarbeitet und zu guter Letzt die Konfigurationen in JIRA und Confluence vorgenommen. Es wurde ein iteratives Vorgehen gewählt, was den Fortschritt positiv beeinflusste - so konnte die Lösung Schritt für Schritt erarbeitet, definiert und konfiguriert sowie das Know-How ZID intern erarbeitet und übermittelt werden. In der finalen Konfiguration nimmt JIRA in Kombination mit den eingesetzten Plugins (Agile, Tempo, Structure, etc.) als Issuetracking System eine tragende Rolle in der Toolchain der Abteilung GOV ein. In JIRA ist ein Standard-Prozess definiert, welcher von allen Teams eingesetzt wird und somit den Kommunikations- und den Koordinationsaufwand bei Team-übergreifenden Aufgaben positiv beeinflusst. Zudem wurde abteilungsübergreifend ein Auftragsmanagement etabliert, welche es den Teamleads wie auch dem Abteilungsleiter ermöglicht jederzeit den aktuellen Stand eines Auftrages (z. B. Arbeitsauftrag, Projekt, Vorhaben) mit einem Klick abzufragen. Ergänzend wurde mittels JIRA ein Ideenmanagement (wird für das Management von Weiterentwicklungsideen eingesetzt) für den Webauftritt bs.ch umgesetzt und eingeführt. Mit dieser Lösung können verschiedene Anspruchsgruppen (z. B. Internet Benutzer, Gremium, Mitarbeiter) abhängig von den Rechten unterschiedliche Funktionalitäten ausführen wie z. B. Ideen erstellen, bewerten, kommentieren und weitere. Als WIKI wird Confluence, ebenfalls eine Anwendung von Atlassian, eingesetzt. Durch die gute gegenseitige Integration der beiden Anwendungen hat die Abteilung E-Government für die Zusammenarbeit untereinander eine sehr gute Basis gelegt und kann sich in Zukunft auf die technischen Herausforderungen konzentrieren.

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