RPA: Un gran aliado para impulsar la eficiencia y la productividad

A lo largo del tiempo, el mundo empresarial siempre ha tratado de aumentar la eficiencia y la productividad en sus diferentes actividades, quizás, en alguna ocasión, incluso pagando un precio demasiado alto por ello.

Esta tendencia ha conseguido que, en todos los sectores, las empresas se reinventen cada cierto tiempo, adoptando novedades y mejoras en sus procesos que les acerquen a esta meta. Dentro del contexto digital que nos rodea en la actualidad, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) aparece como una de las mejores opciones para optimizar tareas repetitivas y dejar que nosotros, los seres humanos, podamos ocuparnos de invertir nuestro tiempo en tareas que aporten un mayor valor, porque, seamos sinceros, si pensamos en realizar pequeñas tareas que se repiten de la misma manera una y otra vez, las máquinas hace tiempo que nos han superado: apenas descansan, no se despistan y cometen menos errores. Parece una batalla justamente perdida.

• ¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA)? 

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una tecnología que permite desarrollar bots o robots capaces de imitar las acciones de un ser humano para realizar tareas repetitivas basadas en reglas. Algunos ejemplos fáciles de comprender serían tareas como digitalizar datos que tenemos en documentación física, procesar formularios, extraer información, comunicarse con otros sistemas, etc. Estos bots pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, sin cometer errores y a una velocidad mucho mayor que los humanos… ¿Quién podría competir con esto?

En los últimos años, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha transformado la forma en que las empresas operan y ejecutan sus procesos, convirtiéndose en un pilar esencial de lo que llamamos Automation Fabric o Hiperautomatización.

A diferencia de la automatización de procesos más tradicional, que se basa el desarrollo de aplicaciones a medida, las distintas tecnologías que encontramos en el mercado como soluciones de Automatización Robótica de Procesos (RPA) ofrecen interfaces intuitivas con las que programar estos robots y “enseñarlos” a comportarse como humanos más eficientes. Por lo tanto, lo que aporta RPA y las tecnologías asociadas, no sólo es la posibilidad de automatizar tareas para realizarlas en tiempo récord, sino también la opción de hacerlo de manera muy sencilla, entrando dentro de lo que podríamos catalogar como soluciones low-code o, incluso no-code.

El funcionamiento de estas soluciones se basa en la grabación de las acciones que un usuario realiza para completar una tarea específica, definiendo las reglas necesarias para llevar la tarea a cabo de manera similar a como enseñaríamos a otra persona a hacerlo.

Aunque no entraremos ahora a profundizar en ello, hay que tener en cuenta que, al igual que los seres humanos somos capaces de realizar multitud de tareas diferentes, lo mismo ocurre con esta tecnología, por lo que podemos encontrar muchos tipos de bots y muchas herramientas de Automatización Robótica de Procesos (RPA) completamente diferentes, cada una de ellas con sus puntos fuertes y ventajas frente a otras. Por lo que, de cara a implementar una solución de RPA, es importante analizar alternativas y seleccionar la herramienta más adecuada para nuestro caso de uso.  

• Diferenciando la Automatización de Procesos Digitales (DPA), la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Automatización de Procesos Artificiales (APA) 

Unas líneas más arriba introducíamos el término de Automation Fabric para confirmar la estrecha relación que mantiene con la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Pero, como señalábamos anteriormente, la Automatización de Robóticos de Procesos (RPA) sólo es una de las patas de todo este entramado.

Los otros hilos que tejen este Automation Fabric son Digital Process Automation (DPA) y Artificial Process Automation (APA). Más allá de deducir que la automatización de procesos es la pieza clave en todo esto, veamos brevemente sus diferencias.

Como hemos visto, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) se centra en automatizar tareas individuales y repetitivas, mientras que la Automatización de Procesos Digitales (DPA) se enfoca en la automatización de flujos de trabajo completos, integrando múltiples tareas y sistemas y teniendo como objetivo la optimización integral de estos procesos. La diferencia parece clara, la Automatización Robótica de procesos (RPA) automatiza tareas individuales, mientras que la Automatización de Procesos Digitales (DPA) automatiza flujos de trabajo completos. Ambas tecnologías son complementarias y pueden trabajar juntas para lograr una mayor automatización y eficiencia en los procesos empresariales.

Por otro lado, respecto a la Automatización de Procesos Artificiales (APA), es decir, la Inteligencia Artificial se enfoca en tareas más complejas que requieren análisis y aprendizaje, no en tareas repetitivas y previamente estructuradas. Como veremos más adelante en otros artículos, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Automatización de Procesos Artificiales (APA) pueden complementarse entre sí para crear soluciones más complejas e “inteligentes” que lleven la automatización a un nivel superior.

• ¿Qué ventajas aporta la Automatización Robótica de Procesos (RPA)? 

La implementación de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) en las empresas ofrece una amplia gama de beneficios, entre los que destacan:

• Reducción de costes: Al automatizar tareas manuales, los costes operativos se pueden disminuir para mover esa inversión a áreas más estratégicas.

• Mejora de la eficiencia y la productividad: Estas tareas repetitivas podrán realizar en un tiempo menor y de manera constante a lo largo del tiempo.

• Mayor precisión y calidad: Como buenos robots, estas piezas no cometerán errores humanos, lo que se traduce en una mayor precisión y calidad en la ejecución de los procesos.

• Escalabilidad y flexibilidad: Este tipo de tecnologías, por su propio diseño y arquitectura, son altamente escalables y su flexibilidad permite cubrir una amplia gama de casos de uso.

Algunos casos de Uso 

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) tiene un amplio abanico de aplicaciones y, casi en cualquier sector, a poco que busquemos, podremos encontrar más de un caso de uso donde nos vendría bien tener un compañero robot.

Algunos ejemplos de casos de uso comunes podrían ser: 

• Atención al cliente: RPA puede automatizar tareas como responder preguntas frecuentes, procesar solicitudes de soporte y resolver problemas técnicos. En este punto, la explosión en los últimos meses de soluciones basadas en IA y en LLMs (Large Language Models), son un complemento ideal y un ejemplo de cómo RPA y APA van de la mano, ya que añadir este tipo de tecnologías puede ayudar a que la experiencia de usuario sea mucho mejor.

• Finanzas y contabilidad: RPA puede automatizar tareas como la conciliación de cuentas bancarias, la generación de informes financieros y la exportación de datos para auditorías o preparación de declaraciones de impuestos.

• Logística y cadena de suministro: Con la automatización de tareas como la digitalización de facturas y albaranes, la gestión de pedidos, el seguimiento de envíos o la actualización del stock.

Conclusión: Abrazando el Futuro de la Automatización 

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se está convirtiendo en una herramienta fundamental para las empresas que buscan optimizar sus procesos, reducir costes, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad. Su facilidad de implantación, escalabilidad y flexibilidad la convierten en una tecnología accesible para empresas de todos los tamaños y sectores.

Sin embargo, es importante destacar que la Automatización Robótica de Procesos (RPA) no es una solución mágica que hará todo el trabajo por nosotros, pero si un gran aliado para aquellas empresas que buscan impulsar su transformación digital y alcanzar la excelencia operativa en un mundo cada vez más competitivo.